Метод GTD. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. Дэвид Аллен

Когда я пришла к написанию отзыва на эту книгу, то поняла, что чтобы сделать полный и подробный отзыв о книге, то он получится настолько длинным, что не найдётся человека, который доживёт до конца. Так что этот пост будет больше по самой системе GTD, о её основных принципах и системе действия.

Вообще данную книгу я очень советую студентам первокурсникам. Потому что если хотите вливаться в бурную учебную жизнь и преуспевать в ней, то стоит иметь крепкую систему организации. Иначе вы захлебнётесь в потоке заданий, курсовых и разных дат. Хотя эта система, когда бы вы к ней не пришли, будет полезна и полностью оправдает время затраченное на её освоение и приведение в рабочее состояние.

В начале книги автор знакомит нас с главными принципами и инструментами системы GTD. Несколько глав подряд он доносит до нас мысль или даже утверждение, что мозг не предназначен для хранения списков дел. Его функции больше заключаются в решении проблем, генерировании идей и креативном выполнять заданий. Но никак не постоянно держать список покупок и перечень документов для падания визы. Да, некоторые вещи нужно запоминать, по-настоящему запоминать, но в этом случае информация переходит на хранение в долгосрочную память. Автор же говорит о тех вещах, которые забивают нашу краткосрочную память изо дня в день, из-за чего нам сложно сосредоточится, мы не помним выключили ли чайник уходя и постоянно теряем нить разговора с другом, потому что снова и снова мусолим в голове мысль что делать с котом, который себя очень странно вёл всё утро (в этом случае кстати, давно уже моно было записаться к ветеринару или хотя бы проконсультироваться по телефону со специалистом убедившись, что это просто весеннее обострение и ничего страшного).

Как правило, количество того, что вы держите в голове обратно пропорционально количеству сделанного. Потому как вы не обдумываете те действия, которые необходимо сделать, а просто, раз за разом прокручиваете в голове список или проблему, ничего не решая. Так что есть ограничение, сколько переменных вопросов может поместиться в ваш мозг, прежде чем у вас сорвёт крышу.

Как только вы думаете о том, что вам нужно что-то делать, и не фиксируете это ни в какой внешней системе, часть вашего сознания считает, что вы должны делать это постоянно.

Пошаговая инструкция для запуска системы GTD.

Для этого вам придётся выделить один или два дня, закачать нужные приложения или закупиться канцелярией, а также постараться сделать так, что бы вас не отвлекали в это время.

«Вы управляете вещами, которые вы систематизировали. Собранные, но не систематизированные вещи управляют нами»

Сбор.

Пока вы не собрали абсолютно всё, что требует вашего внимания, какая-то часть вас по-прежнему не будет верить, что вы работаете с полной картиной своего мира.

Заведите корзину «входящие». В этом пункте подразумевается как физический сбор, так и сбор мыслительной информации в эту самую корзину. Начните с рабочего стола, затем продвигайтесь по своему кабинету или комнате и собирайте всё, что требует принятия решения. Конечно, большие предметы не поместятся в вашу корзину, так что просто запишите нужное на листочек и положите к остальному. Да-да это должна быть не папка на рабочем столе входящие, а плетёная корзина, коробка или на худой конец пакет.

Затем переходите к сбору всего хлама из головы. Всё-всё что начинается со слов «а надо бы….», «ой, не забыть бы…». Абсолютно всё, даже факт того что надо решать вопрос с лишним весом вашей морской свинки и тем что мама уже третий год ходит в одном и том е ужасном пальто. Всё что вас беспокоит и требует принятия решения, всё идёт во «входящие». Пусть это будет один длинный-длинный список или куча разных бумажек. Всё-равно, главное вынуть это из вашей головы.

Обработка.

К сожалению, множество людей останавливается на первом пункте и вскоре опят тонут под грузом кучи нерешённых проблем и вопросов. А всё потому что они не нашли для каждого пункта следующего действия. Звучит просто и на самом деле просто. Проблема покинет вашу голову и начнёт решаться только, когда вы точно решите что нужно делать и запишите  (если не запишите, опять забьёте оперативную память и всё заново, а кому это надо?- никому это не надо).

Итак, к каждому пункту из вашего списка, к каждому клочку бумаги вы должны задать вопрос «Каково следующее действие», выбрать его и записать. Пока что просто линейно. По примеру морской свинки и старого пальто. Морскую свинку стоит посадить на диету и купить ей колесо для бега, а маме надо предложить совместный поход по торговому центру.

Существует определённая диаграмма принятия решения по любой задаче. Стоит прогонять любое действие из «входящих» по этой схеме и тогда вы не столкнётесь с проблемами обработки.

untitled-diagram

Проект – это любой результат, к которому вы стремитесь, для достижения которого потребуется больше одного действия.

Организация.

Я считаю это самой интересной частью. Это как раз непосредственное создание системы. Оформление и создание списков задач в удобной для вас форме. Это может  быть как цифровой, так и аналоговый носитель. Главное условие в том, что бы ваш носитель был всегда вам доступен, и не сложно было его всегда обновлять. Если он цифровой, то лучше всего сразу синхронизировать его на всех носителях. Количество удобных приложений поражает воображение, дело вкуса.

Если же вы выбираете обычные бумажные носители, то тут тоже огромный выбор, от обычной тетради на кольцах, до органайзера в кожаной обложке. Тоже дело вкуса. Но при таком носителе вам либо придётся всегда носить его при себе, или иметь его уменьшенную и упрощённую копию, либо как минимум, всегда иметь небольшой блокнот под рукой. Потому как приходящие в голову мысли, решения, задачи сразу стоит отправлять в папку «входящие». Можно не сразу решить следующее действие, но как минимум записать стоит.

Список задач – это способ отслеживать абсолютно весь спектр задач, обязательства по которым вы на себя приняли, и возможность постоянного обзора этого спектра.

Как же организовывать списки? Есть стандартные рекомендации, но их не обязательно придерживаться. Главное что бы система была максимально гибкой и удобной лично для вас, а не соответствовала несуществующим стандартам.

Но могу привести основные категории, что было от чего отталкиваться:

— список проектов

— вспомогательные материалы по проекту

— мероприятия и информация

— список следующих действий

— лист ожидания

— справочные материалы

— список «когда-нибудь/моет быть»

Так же автор предлагает строить свои списки дел, которые требуют определённых обстоятельств или как раз совершенно ничего не требуют и не горят, относительно контекста. Например :

— телефонные звонки

— за компьютером

— поездки

— дома

— в любом месте

— повестка дня

— почитать/посмотреть

По итогу тематика ваших списков может быть абсолютно разной. Она может быть привязана ко времени, месту, виду деятельности. К чему угодно, главное, что бы это было максимально логично, понятно и визуально разделено (разные страницы, папки, категории).

Автор настаивает на том, чтобы у каждого был полный список проектов (важных и масштабных) и чтобы он всегда был на виду. Это позволяет на физическом уровне работать нашему мозгу лучше, генерировать больше идей и искать более креативные решения.

Обзор.

Немаловажный элемент системы, так как если информация в системе устарела, то мозг вновь будет озабочен вопросами запоминания на более низком уровне. Потому как залог обеспечения надёжности всей организационной системы заключается в том, чтобы регулярно обновлять своё мышление и саму систему, рассматривая её с более высокого уровня приоритетов.

Автор предлагает делать еженедельные обзоры. За которые, вы проясняете, обновляете и создаёте. За неделю во «входящих» может скопится информация, её стоит каждый раз полностью опустошать. Также в еженедельный обзор стоит и голову освобождать от задач, которые не попали по разным причинам в корзину. Далее стоит пройтись по всем спискам. Удалить, то, что выполнено, внести изменения, что-то перенести и скорректировать следующие действия. Затем моно немного покреативить и дать волю своей фантазии, продумать самые дерзкие мечты и идей. Зачастую всё, что по началу, кажется нереальным, можно разложить на множество небольших, но выполнимых действий, которые приведут к желаемому результату.

Выполнение

Конечно создание красивой системы и заполнение ежедневника это одно, а реальная жизнь немного другое. Вы можете красиво себе всё запланировать, но придя на работу утонуть в бесконечных мелких делах, которые поступают к вам пачками в минуту. Но здесь важно понимать, что именно работающая система даёт вам точное понимание, что в данный момент важно, что стоит сделать прямо сейчас, что можно делегировать, а что вообще можно не на долго отложить и заняться более важными делами. Ведь все дела, дедлайны, даты и сферы влияния будут у вас на виду, и вы сможете максимально трезво оценивать сложившуюся ситуацию и проще принимать решения.

Так же можно принимать решения на основе 4-х критериев:

— контекст

— запас времени

— запас энергии

— приоритетность

Это очень помогает, когда появляется свободное время и надо быстро принять решение чем заняться. Для этого можно быстро пробежаться по спискам оценивая дела по этим критериям.

Контроль над проектами

Это обзор, но в более широком смысле. То есть это ведение проекта, прослеживание его протекание и промежуточных результатов в более широком смысле.  А так же если над проектом вы работаете не одни, то обязательный контроль остальных членов команды и принятие следующих действий.

Это очень краткий обзор системы и книги в целом. В дальнейших постах я раскрою подробнее некоторые главы.

 «Без чёткого решения всё сказанное остаётся только словами».

Реклама

Автор

Студент, психолог и коуч по повышению продуктивности и улучшению качества жизни

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

Connecting to %s